Persönliche Mitglieder der BBTK sind Ballett-, Tanz- und Tanztheaterdirektor*innen der öffentlich geförderten bundesdeutschen Theater. Verlässt ein*e Direktor*in die Tanzcompagnie, ist es möglich, der BBTK als „assoziiertes Mitglied“ verbunden zu bleiben. Auch Ballett-, Tanz- und Tanztheaterdirektor*innen aus den deutschsprachigen Nachbarländern Schweiz und Österreich können diesen Mitgliedsstatus annehmen. Die BBTK wählt alle drei Jahre eine*n Sprecher*in und ein siebenköpfiges Präsidium. Das Präsidium bestellt eine*n Geschäftsführer*in. Die inhaltliche Arbeit erfolgt in Arbeitsgruppen, die themenspezifisch gebildet werden.

Konferenzen der BBTK finden zweimal jährlich und über zwei Tage statt: Am ersten Tag trifft sich die sogenannte „Managerrunde“, in der überwiegend die Ballettmanager*innen und Betriebsdirektor*innen der BBTK-Mitglieder vertreten sind und einzelne Sachthemen für die anstehenden Hauptsitzung ausarbeiten. Am zweiten Tag findet die Hauptsitzung der BBTK in Anwesenheit der persönlichen Mitglieder statt.